Praktiškai patogi darbo eiga su Trello

Remigijus Jarmalavičius  •  2018 Balandžio 3 d.

Trello pradėjau naudoti 2012 metais. Naudoju iki šių dienų. Praėjo tikrai nemažai metų.

Per tą laiką spėjau išbandyti kokį šimtą darbo eigų kurias galima rasti oficialiame Trello tinklaraštyje. Nuolat keisdavau darbo eigas nes, tai vienas, tai kitas, dalykas atrodė nepatogus arba gaišinantis laiką.

Šiai dienai esu išsigryninęs sistemą kuri yra be galo patogi, nereikalauja daug laiko ir svarbiausiai - galiu matyti visus projektus iš šalies (populiarus angliškas terminas „big picture“).

Nuotrauka iš mano asmeninės Trello projektų lentos

Kiek tai kainuoja?

Čia turbūt tinka pasakymas, kad Trello yra nemokamas kaip ir Gmail. Tačiau ir vienas ir kitas - siūlo papildomų funkcijų už gana nedidelį mokestį, siekiantį apie 10€ per mėnesį.

Aš naudoju nemokamą planą, nes nėra poreikio Trello integruoti į kitas sistemas - jų nenaudoju.

Darbo eigos taisyklės

Turiu vieną lentą pavadinimu „Projektai“, kitą „Marketingas“ ir pan. Vienoje lentoje, vienas stulpelis yra vienas projektas (pažymėta raidėmis P1, P2 nuotraukoje auksčiau).

Galėčiau pasakyti, kad toks išdėstymas Trello yra vos ne vienintelis norint matyti „big picture“. Įmonėje dirbant patogu skirti vieną lentą vienam projektui. Dirbant su asmeniniais projektais ir su nedidele komanda - tai yra ne tik nepatogu, bet ir daug laiko reikalauja.

Kiekviena užduoties kortelė turi spalvą:

Trello spalvų paletė

Prioritetus peržiūriu dažnai - bent kartą dienoje. Klaida pažymėta kortelė - visada auksčiausias prioritetas, nesvarbu didelė ta klaida ar ne.

Na, ir dirbant su komanda labai svarbu naudotis sąrašais (angl. „checklist“) ir komentarais kortelėje.

Kas jeigu projektas turi šimtus užduočių? Pripažinkite - visų jų vistiek nepadarysite, norite to ar nenorite. Turite tam to laiko ar ne. Tokiu atveju (matyti nuotraukoje), sukuriu kortelę „Darbų rezervas“ ir į sąrašą sudedu viską ką galvoju apie projektą. Dažniausiai tai tokie darbai, kuriuos būtų smagu matyti, bet realybėje jie nei neša naudą nei didelės prasmės turi. Angliškai tai dar vadinama „icebox“.

Kaip prasideda mano rytas

Šeštą ryto (tada mane pažadina „Xiaomi Band 2“ apyrankė) pradedu dieną. Nusiprausęs pasidarau pusryčius, kavos puodelį ir oficialiai pradedu darbo dieną (maždaug 06:20).

Pasitikrinęs el. paštą susidedu visus komentarus į Todoist (tik asmeniniai dalykai - jokių IT projektų) ir Trello (tik su klientais ir projektais susiję dalykai). Ir visus el. pašte esančius laiškus suarchyvuoju, kad žinočiau, jog nieko nepraleidau.

Tada prioritizuoju pačius darbus. Iš pradžių peržiūriu kiekvieno projekto stulpelį ir perrikiuoju darbus, nes naujausi dažnai būna pačioje apačioje. Surikiavęs darbų svarbą pagal projektą imuosi kitos planavimo dalies - dienos planavimo.

Prie kiekvienos kortelės pasižymiu vieną arba dvi to projekto užduotis kurias norėsiu atlikti šią dieną. Kadangi užduočių kiekis nėra didelis (tik viena arba dvi smulkios užduotėlės) - tai planą praktiškai visada įvykdau iki dienos pabaigos.

Čia bene pats svarbiausias ir pats produktyviausias dalykas ką galite padaryti bet kur - planuokite itin smulkiai. Neturėkite užduočių kurios trunka 2 ar daugiau valandų. Suskaldykite taip smulkiai, kad darbo būtų vos 10-15 minučių. Tokiu būdu įveiksite net ir didžiausius kalnus.

Ar toks mėtymasis nuo projekto ant kito projekto yra produktyvus? Jeigu skaitytumėte knygas, tai daugiau nuomonių rastumėte, kad - ne. Man pačiam jis atrodo tikrai produktyvus, nes tada nei vienas projektas nėra lėtinamas, visuose projektuose matau progresą, visi projektai progresuoja vienodai, nėra numestų ar ignoruojamų projektų.

Kaip vertinu Trello?

Jeigu jis būtų mokamas - tai greičiausiai apsistočiau pas šio konkurentus. Konkurentai, kiek teko matyti, turi daug daugiau galimybių.

Kadangi įrankis nemokamas, patogus ir velniškai greitas - naudoti tikrai verta. Naudoju ir Trello API, kad automatizuoti kai kuriuos darbus arba „apskaičiuoti produktyvumą“.

Gali būti labai smalsu kaip kiti naudoja šį įrankį - pažiūrėkite oficialų Trello tinklaraštį. Jame labai daug įmonių ir samdomų darbuotojų dalinasi savo įspūdžiais, produktyviom darbo eigom ir pan. Tikrai ką nors rasite.

Būtinai išbandykite ;)


Jeigu patiko - pasidalink su kitais:
Twitter Facebook Google+

Parašyk komentarą